CONDITIONS GENERALES D’INTERVENTION MILES LEGAL s.n.c.

Afin de vous rendre le meilleur service aux meilleures conditions et de manière à agir en toute limpidité, Miles Legal développe son activité sur la base de règles précises. 

1. Formation et exécution du contrat 

1.1 Missions – Miles Legal ne pourra être considérée comme ayant été chargée d'un mandat ou d’un mandat complémentaire qu'à la condition qu'un ordre de mission ait été confirmé de manière précise par écrit et qu'il ait été expressément accepté par Miles Legal et, le cas échéant, validé par le client lui-même. 

En toute hypothèse, sauf dérogation confirmée expressément, préalablement et par écrit par Miles Legal, aucun mandat ne pourra produire d’effet tant que la provision pour frais et honoraires demandée n'aura pas été intégralement perçue par Miles Legal. 

1.2 Délai de réponse – Miles Legal assume les obligations de diligence et de communication propres à la profession d'avocat. En outre, Miles Legal s'engage à répondre aux sollicitations de ses clients dans un délai approprié à leur nature. 

2. Responsabilité et assurance 

Miles Legal est couverte par une (ou plusieurs) police(s) d'assurance de responsabilité professionnelle dont les conditions sont communiquées aux clients à leur demande. La responsabilité de Miles Legal est limitée au montant couvert par la police applicable. La couverture d'assurance peut varier en fonction de l'avocat consulté.

3. Modalités financières 

3.1 Provisions - Dès son ouverture, tout dossier peut donner lieu à une provision destinée à couvrir un mois de prestations et de frais. Le montant de la provision est payable préalablement à l'accomplissement de toute prestation. La provision est susceptible d'être revue, à la hausse comme à la baisse, au fil de l'accomplissement des missions confiées. Lorsque plusieurs dossiers sont traités pour un même client, la provision peut soit être rattachée à un ou plusieurs dossiers particuliers, soit être fixée globalement en considération du volume d’affaires. 

3.2 Honoraires - Sauf accord particulier, les honoraires sont calculés sur la base du temps consacré au dossier, par unité de 6 minutes (toute unité entamée étant considérée comme consommée); ce temps est valorisé au taux convenu préalablement à l'intervention ou fixé lors de la première facturation. Ce taux est soumis de plein droit à une indexation annuelle le 1er janvier de chaque année (par comparaison entre les indices des prix à la consommation du mois de décembre de l’année échue et du mois de décembre de l’année qui la précède) et peut, à tout autre moment, être revu pour de justes motifs par Miles Legal moyennant un délai de préavis de trois mois; de plus, le taux horaire des collaborateurs est automatiquement revu annuellement pour tenir compte de l’évolution de leur ancienneté.  Par ailleurs, dans les dossiers comportant une réclamation, une procédure et/ou une négociation, les honoraires pourront être augmentés d'un honoraire de résultat (‘success fee’). 

3.3 Frais - Sauf convention dérogatoire signalée au plus tard à la première facturation mensuelle ou périodique, aucun frais interne (téléphone, copie, dactylographie, expédition de courrier non recommandé, frais de poste etc.) n'est facturé. Les frais externes (greffe, expert judiciaire, recours au service de remplacement d'un barreau local, déplacements et séjours, envois spéciaux, conseils techniques, etc.) sont facturés au prix coûtant. Les frais d’huissier sont facturés directement au client par l’huissier de justice et selon leurs modalités et conditions générales. Le client est seul tenu des sommes dues à l’huissier. Le client est avisé du fait que l’huissier de justice a la faculté de subordonner son intervention à la réception préalable d’une provision. Les frais d'expert judiciaire et de conseiller technique leur seront payés directement par le client selon les modalités propres à la procédure ou à la convention de conseil technique concernée. 

3.4 Facturation - La facturation des prestations et des frais externes intervient mensuellement par l'émission d'une facture accompagnée d'un détail reprenant les prestations et les frais encodés chez Miles Legal à la date de la facturation. Cette facture, dont le montant est augmenté du taux de la TVA applicable à la date de son émission, est payable à la réception. 

Dans l’hypothèse où le client a souscrit une assurance défense en justice ou peut bénéficier de l’intervention, totale ou partielle, d’un tiers payant, les factures demeurent néanmoins établies au nom du client qui disposera de la faculté de demander l'intervention de son assureur ou du tiers payant. Dans tous les cas, le débiteur de Miles Legal est et reste le client. Ce dernier reste donc tenu au paiement de tout ou partie des frais et honoraires qui n’auraient pas été entièrement réglés à l’échéance par son assureur ou son tiers payant. 

3.5 Retard - Tout retard dans le paiement des factures autorise Miles Legal à suspendre sans préavis l'accomplissement de ses missions jusqu'à ce que la situation soit régularisée. Toute facture en retard de paiement porte de plein droit un intérêt calculé au taux de 8 % l'an, à partir de son émission. 

Sous peine de forclusion, toute contestation d'un état d'honoraires et frais doit être adressée à Miles Legal dans les 15 jours de la date de la facture par un courrier détaillant précisément les griefs du client. A défaut, l'état précité sera présumé accepté par le client. 

3.6 Fin d'intervention - A la fin du dossier ou de l'ensemble des dossiers ayant donné lieu à la constitution d'une provision, celle-ci sera affectée à l'apurement, le cas échéant partiel, des prestations et frais de la dernière mensualité et le cas échéant les factures non encore réglées ainsi que du success fee s'il y a lieu. Le surplus éventuel de la provision sera remboursé au client, à moins qu’il y ait matière à report de cette garantie sur un autre dossier ou compensation de celle-ci avec des sommes dues pour un ou plusieurs autres dossiers. 

Le client donne également mandat à Miles Legal de prélever sur toute somme détenue à sa demande ou pour son compte en compte tiers tout montant qu’il devrait à Miles Legal, même se rapportant à un autre dossier. Miles Legal veillera à opérer ces prélèvements en toute transparence, à immédiatement aviser le client et à produire au client des décomptes clairs. 

4. Secret professionnel - obligation d’identification - prévention du blanchiment 

4.1 La loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces impose à Miles Legal d’identifier et de vérifier l’identité de ses clients, de leur(s) mandataire(s) éventuel(s) ainsi que des bénéficiaires économiques effectifs de ses clients personnes morales. Miles Legal est donc tenu de demander et de conserver une copie des documents suivants : 

• pour les personnes physiques (nom, prénom, lieu et date de naissance, adresse) : 
  • carte d’identité / passeport / permis de conduire / certificat d’inscription au registre des étrangers, en cours de validité ; 
  • et, lorsque l’adresse du client n’est pas mentionnée dans l’un des documents cités ci-dessus, tout autre document susceptible de faire preuve de l’adresse réelle du client tel qu’une facture d’électricité, de gaz, de téléphone fixe ou un relevé bancaire. 
• pour les personnes morales, les trusts, les fiducies et les constructions juridiques similaires : 
  • l’identité BCE de la société (ou l’équivalent étranger);
  • les derniers statuts coordonnés incluant les pouvoirs de représentation de la société cliente (publiés au Moniteur belge ou provenant de toute autre source officielle) ; 
  • la liste des administrateurs (publiée au Moniteur belge par la Banque Nationale de Belgique ou provenant de toute autre source officielle) ainsi que les documents requis en vue de la vérification de l’identité des personnes physiques ; 
  • la déclaration contenant l’identité des bénéficiaires effectifs ainsi que les documents requis pour la vérification de l’identité des personnes physiques. Les bénéficiaires effectifs sont : 
    • les personnes pour le compte ou au bénéfice desquelles une transaction est exécutée ou une relation d’affaires nouée ; 
    • les personnes physiques qui exercent un contrôle sur au moins 25% des actions, droits de vote ou biens de la personne morale. 

4.2 Miles Legal est également soumise, pendant toute la durée de la relation avec son client, à un devoir de vigilance qui l'amène à devoir comprendre et à s'informer sur l'objet et la nature de l'opération, l'origine des fonds et la cohérence entre ces éléments et les activités habituelles de son client. 

4.3 Lorsque la nature du dossier (assistance du client dans la préparation ou la réalisation d'opérations telles qu'achat ou vente d'immeubles ou d'entreprises commerciales ; gestion de fonds de titres ou d'autres actifs appartenant aux clients ou à son mandant ; ouverture ou gestion de comptes bancaires, d'épargne ou de portefeuilles ; organisation des apports nécessaires à la constitution, à la gestion ou à la direction de sociétés ; constitution, gestion ou direction de fiducies, de sociétés ou de structures similaires ou interventions au nom et pour compte du client dans toutes transactions financières et immobilières) ou lorsque les situations particulières prévues par la loi précitée du 18 septembre 2017 (pays d'origine, difficultés d'identification, relation inusuelle entre le client et l'avocat ou la nature des opérations, personnalité publique ou assimilée) imposent à l'avocat une obligation de vigilance renforcée, le client s'engage à répondre à toute question de l'avocat lui permettant de se conformer à ses obligations légales en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme. 

4.4 A défaut d’obtenir les documents ou informations demandés par Miles Legal dans le cadre de son obligation de vigilance endéans les 15 jours, Miles Legal peut refuser la mission qui lui est confiée ou, si la mission lui a déjà été confiée, mettre fin à son intervention. 

4.5 En cas de soupçon de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme, Miles Legal est tenue d’en faire déclaration auprès du bâtonnier dont relève l’avocat qui traite le dossier; ce bâtonnier, garant du respect du secret professionnel, déterminera si ces informations doivent être transmises ou non à la Cellule de Traitement des Informations Financières. Ces informations ne doivent pas être transmises par l’avocat si celles-ci ont été reçues lors d’une mission de défense en justice ou de consultation juridique, que ces informations soient reçues ou obtenues avant, pendant, ou après cette procédure, sauf si Miles Legal craint que la procédure ne soit un artifice pour couvrir une opération de blanchiment. 

4.6 Les données communiquées à Miles Legal sont soumises au secret professionnel, sans préjudice des obligations légales de déclaration en cas de soupçon de blanchiment. 

5. Traitement des données à caractère personnel 

5.1 Le traitement par Miles Legal des données à caractère personnel de ses clients est réalisé dans le respect du Règlement n° 2016/679 (RGPD). 

5.2 Miles Legal fait usage des données personnelles de sa clientèle : 

• afin de respecter ses obligations légales, précontractuelles ou contractuelles: pour traiter les dossiers et demandes d’intervention de ses clients et pour ce qui lui est imposé en matière de blanchiment ; 
• et afin de réaliser son intérêt légitime tout en respectant l’intérêt ou les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées, pour ses opérations de marketing et de gestion de son fichier de clientèle et de personnes intéressées par ses activités connexes (conférences, newsletter, blogs etc.). 

5.3 Conformément au RGPD, il est précisé : 

• que le responsable du traitement est Miles Legal représentée par Me Emma F. Omrani ; 
• que les destinataires des données sont les collaborateurs internes (avocats, salariés et collaborateurs indépendants) et externes (avocats collaborateurs extérieurs, huissiers, experts etc.) de Miles Legal dans la mesure où ces personnes ont mission d’intervenir dans les dossiers ou dans le cadre des demandes d’intervention ; 
•  que les données personnelles sont conservées : 
  • dans le cas visé au premier point du 5.2: pendant toute la durée de la relation précontractuelle ou contractuelle augmentée du temps nécessaire pour atteindre la prescription de tous les droits, actions et recours découlant de cette relation ; 
  • dans le cas visé au second point du 5.2: pendant un an après leur dernière utilisation, sous réserve du droit des personnes concernées d'obtenir à première demande le retrait de leurs données personnelles ; 
• que le traitement de données par un fournisseur de Miles Legal relevant d’un pays tiers ne peut intervenir qu’à condition que celui-ci ait préalablement garanti sa conformité au RGPD ; 
• que toute personne dont des données personnelles ont été collectées ou traitées par Miles Legal peut sur simple demande adressée au responsable du traitement :
  • prendre connaissance des données personnelles conservées à son sujet ; 
  • faire modifier ou effacer les données personnelles conservées à son sujet ;
  • être retirée des listes de distribution utilisées pour diffuser les informations précitées ;
  • déposer une réclamation à l’autorité de contrôle. 

6. Traitement numérisé des communications des données 

6.1 Miles Legal est un cabinet dématérialisé détenteur du label « Entreprise écodynamique » délivré par Bruxelles-Environnement. Les clients qui font appel à Miles Legal acceptent que leurs communications avec Miles Legal et la conservation des données de leur dossier soient assurées de façon exclusivement informatisée et dématérialisée; ils renoncent ainsi à exiger que leur dossier soit sauvegardé sur support papier, que la correspondance et la facturation leur soit adressée par courrier postal et/ou par remise sur support papier. De même, la remise à disposition du dossier sera réalisée sur support stick USB dont le coût sera pris en charge par le client. 

6.2 Miles Legal a pris et continue de prendre toutes les précautions raisonnablement nécessaires pour garantir la sécurité d’accès à sa plate-forme électronique, ainsi que pour garantir la conservation des données qui se trouvent sur cette plate-forme. Au cas où en dépit des précautions prises, des problèmes d’accès et/ou de conservation des données devraient être constatés, la responsabilité de Miles Legal ne pourrait être engagée qu’à condition qu’il soit établi à sa charge qu’elle aurait commis une faute qu’un professionnel normalement prudent et diligent n’aurait pas commise dans les mêmes circonstances. Au cas où la responsabilité de Miles Legal serait engagée, elle serait limitée aux montants couverts par ses assureurs et/ou ses fournisseurs chargés de la protection des données se trouvant sur sa plate-forme électronique. 

Au cas où, suivant un accord conclu par écrit entre le client et Miles Legal, un traitement sur support papier serait nécessaire, les prestations destinées à assurer le transfert sur papier et/ou le transfert vers un support électronique, l’impression, le classement physique, la mise en classeur, la manutention, le transport etc. seront facturés au client sur les bases suivantes: 

• taux horaire convenu pour les prestations d'avocat ; 
• taux horaire de 50 euros pour les devoirs de secrétariat ; 
• prix coûtant pour les autres frais. 

6.3 Par exception à ce qui précède, le client et Miles Legal peuvent constater ensemble que pour des motifs exceptionnels, tout ou partie des éléments du dossier doit être sauvegardé en dehors de la plate-forme électronique de Miles Legal. En ce cas, une convention spécifique détermine les modalités de communication entre Miles Legal et son client, la façon dont sera assuré le stockage des données qui constituent le dossier et le sort de ces données après la fin du mandat de Miles Legal. Cette convention confirmera que les frais supplémentaires liés à ces modalités spécifiques seront à charge du client et précisera autant que possible la hauteur de ces frais. 

7. Fin de l’intervention – résiliation 

7.1 Le client et Miles Legal peuvent à tout moment mettre fin au mandat confié à Miles Legal par un courrier électronique notifiant sans ambiguïté cette décision, précisant clairement le ou les dossier(s) visé(s). En cas de résiliation par le client, son courrier électronique indiquera s’il assurera lui-même sa défense ou si le dossier est à transmettre à un autre avocat ou intermédiaire dont l’identité et les coordonnées devront être mentionnées. 

7.2 Lorsque la mission de Miles Legal s’inscrit dans le cadre d’un abonnement, d’un marché public, d’un marché privé ou d’une succession régulière de dossiers, Miles Legal peut bénéficier d’un délai de préavis de 2 mois ou d’une indemnité compensatoire équivalente. 

7.3 Miles Legal restituera ou transmettra le dossier ainsi que demandé par le client dans les conditions prévues par l’article 6 des présentes conditions générales. Cette restitution ou transmission interviendra conformément aux usages de la profession d’avocat. 

8. Litiges 

8.1 Les relations entre Miles Legal et ses clients sont régies exclusivement par le droit belge. 

Tout litige sera de la compétence exclusive des juridictions judiciaires de Bruxelles.

9. Dispositions applicables uniquement aux consommateurs 

9.1 Les présentes conditions d’intervention s’appliquent aux consommateurs qui font appel aux services de Miles Legal, sous réserve des dispositions impératives ou d’ordre public des textes légaux protégeant les intérêts des consommateurs et sous réserve de ce qui suit. 

9.2 Les clients consommateurs peuvent soumettre tout litige à l’ombudsman qui est créé par chaque ordre communautaire et dont il retrouve les coordonnées sur les sites du barreau, notamment : www.advocaat.be et www.avocats.be

9.3 Lorsque le contrat n'est pas conclu au bureau de Miles Legal consulté, les consommateurs disposent d'un délai de 14 jours à compter de la conclusion du contrat pour se rétracter et ce, en faisant part à l'avocat chargé du dossier de leur décision dans les conditions prévues par l’article 7 des présentes conditions générales. Le consommateur qui demande expressément que les devoirs soient entamés avant l'accomplissement du délai de 14 jours, reconnaît perdre son droit de rétractation. 

10. Mise à disposition des informations sur le site internet 

Les présentes conditions générales ainsi que les informations légales, propres à chaque entité juridique du réseau Miles Legal, peuvent être consultées sur notre site internet www.mileslegal.eu. 

Sensible au développement durable, Miles Legal a implémenté une charte RSE qui est accessible sur le site internet www.mileslegal.eu. 

La langue qui prévaudra est celle qui est utilisée dans les relations entre Miles Legal et le client.